¿Es obligatorio fichar? Registro de jornada en España
Sí. Desde el 12 de mayo de 2019 todas las empresas deben registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora. Te explicamos qué exige la ley, a quién afecta y qué puede cambiar con el nuevo registro digital.
Revisado: 23 de octubre de 2026, con el texto consolidado del BOE.
1. Qué dice la ley
La obligación está en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, añadido por el Real Decreto-ley 8/2019. Dice, en resumen, que:
- La empresa garantizará el registro diario de jornada, con el horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora.
- El registro se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión de la empresa previa consulta con la representación legal de los trabajadores.
- Los registros se conservan durante cuatro años y quedan a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
El Tribunal de Justicia de la Unión Europea ya había exigido en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18) que los Estados obliguen a las empresas a implantar un sistema de registro objetivo, fiable y accesible.
2. A quién afecta
A todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, y a cada persona trabajadora con contrato laboral. No hay una exención por tener pocos empleados.
- Jornada completa y tiempo parcial: en ambos casos se registra cada día.
- Teletrabajo: la Ley 10/2021 de trabajo a distancia reconoce el derecho a un registro horario adecuado que refleje fielmente el tiempo de trabajo.
- Horario flexible: el registro no elimina la flexibilidad; solo deja constancia de cuándo se empieza y se termina.
Las relaciones laborales especiales (por ejemplo, alta dirección o empleo del hogar) y los casos dudosos tienen reglas propias. Conviene revisarlos con tu asesoría laboral antes de dar nada por excluido.
3. Qué hay que registrar
Como mínimo, la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada día y de cada persona. En la práctica, también conviene registrar:
- Pausas, sobre todo si no cuentan como tiempo de trabajo según tu convenio.
- Horas extraordinarias: el artículo 35.5 del Estatuto obliga a registrar la jornada día a día y totalizarla en el periodo de pago de nómina, entregando copia del resumen al trabajador.
- Correcciones: quién cambió un fichaje, cuándo y por qué. Sin esa trazabilidad el registro pierde fiabilidad.
4. Cuánto tiempo guardarlo y quién puede verlo
Los registros se guardan cuatro años. Durante ese tiempo deben estar disponibles para:
- La propia persona trabajadora.
- Su representación legal (comité de empresa o delegados).
- La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Que estén "a disposición" significa poder consultarlos y entregarlos cuando se piden, no tener que buscarlos en cajas o carpetas compartidas.
5. ¿Vale el papel o un Excel?
Hoy la ley no fija un formato concreto: puede valer el papel, una hoja de cálculo o un sistema digital, siempre que el registro sea diario, fiable y accesible. El problema del papel y del Excel es práctico:
- Es fácil olvidar apuntar o rellenar las horas a posteriori, y eso resta fiabilidad.
- Las correcciones no dejan rastro de quién las hizo.
- Reunir cuatro años de registros para una inspección lleva horas.
- Se pierde información cuando las hojas están repartidas por centros o personas.
6. El nuevo registro digital
El Ministerio de Trabajo tramita un Real Decreto que desarrollaría el artículo 34.9 y exigiría que el registro se lleve por medios digitales, de forma objetiva, fiable y accesible. En septiembre de 2025 el Consejo de Ministros acordó su tramitación urgente.
A 23 de octubre de 2026, ese Real Decreto no está publicado en el BOE, así que todavía no es obligatorio. Según el texto del proyecto, entraría en vigor a los 20 días de su publicación. Actualizaremos esta guía cuando se apruebe.
Mientras tanto, la obligación de registrar la jornada sigue vigente desde 2019: no hay que esperar al nuevo decreto para cumplirla.
7. Qué pasa si no se registra
No llevar el registro, o llevarlo mal, es una infracción grave (artículo 7.5 de la LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros según su graduación. Lo explicamos en detalle en multas por no registrar la jornada.
8. Preguntas frecuentes
¿Una empresa con dos o tres trabajadores tiene que fichar?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores no hace distinciones por tamaño: cualquier empresa con personas contratadas debe registrar su jornada diaria.
¿Quién debe organizar el registro, la empresa o el trabajador?
La empresa. Es quien garantiza el registro y lo organiza mediante convenio, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión propia previa consulta con la representación de los trabajadores. Cada persona ficha, pero la responsabilidad es de la empresa.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros de jornada?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
¿Ya es obligatorio el registro horario digital?
No, a 23 de octubre de 2026. El Real Decreto que lo exigiría está en tramitación y no se ha publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio desde 2019 es registrar la jornada cada día.
Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con tu asesoría laboral.
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