Horas extra: cómo registrarlas y calcularlas

1. Qué es una hora extra

Según el artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores, es hora extraordinaria cada hora trabajada por encima de la duración máxima de la jornada ordinaria.

Esa jornada máxima la fija el convenio o el contrato, con un tope legal de 40 horas semanales de trabajo efectivo de promedio en cómputo anual (artículo 34.1). Además:

• Las horas ordinarias no pueden pasar de 9 al día, salvo que el convenio o un acuerdo con la representación de los trabajadores fije otra distribución (artículo 34.3).
• Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente debe haber al menos 12 horas (artículo 34.3).

Ojo con el "promedio en cómputo anual": si el convenio permite una distribución irregular de la jornada, una semana larga puede compensarse con otra corta sin que haya horas extra. Por eso hay que mirar siempre el convenio aplicable.

2. Límites

• Máximo 80 horas extra al año por persona (artículo 35.2).
• Si la jornada anual es menor que la general de la empresa, ese máximo se reduce en la misma proporción.
• No cuentan para el límite las horas extra compensadas con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.
• Tampoco cuentan las trabajadas para prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes (artículo 35.3), aunque se compensan como horas extra.
• Son voluntarias, salvo que se hayan pactado en convenio o contrato, y siempre dentro de los límites (artículo 35.4).

3. Quién no puede hacerlas

• Menores de 18 años (artículo 6.3).
• Trabajadores nocturnos (artículo 36.1).
• Personas a tiempo parcial, salvo en los casos de siniestros del artículo 35.3 (artículo 12.4.c). En su lugar pueden hacer horas complementarias, que tienen sus propias reglas.
• Contratos de formación para la obtención de práctica profesional, con la misma salvedad del artículo 35.3 (artículo 11).

4. Pago o descanso

El convenio colectivo o, en su defecto, el contrato decide entre dos opciones (artículo 35.1):

• Pagarlas en la cuantía que se fije, que nunca puede ser inferior al valor de la hora ordinaria.
• Compensarlas con descanso retribuido equivalente.

Si no hay nada pactado, la ley establece que se compensan con descanso dentro de los cuatro meses siguientes.

5. Cómo registrarlas

El artículo 35.5 obliga a tres cosas:

• Registrar la jornada de cada trabajador día a día.
• Totalizarla en el periodo fijado para el pago del salario (normalmente, el mes).
• Entregar copia del resumen al trabajador junto con el recibo de salarios.

Esto se suma al registro diario de jornada del artículo 34.9, que explicamos en ¿es obligatorio fichar?. En la práctica, si el registro diario está bien hecho, las horas extra salen de restar la jornada pactada a la jornada real.

6. Cómo calcularlas: ejemplo

Ejemplo simplificado, para una persona con jornada pactada de 40 horas semanales sin distribución irregular en su convenio:

Ese total de 4,5 horas es el que se paga (al menos al valor de la hora ordinaria) o se compensa con descanso, y el que figura en el resumen que se entrega con la nómina. Si el convenio permite distribuir la jornada de forma irregular, el cálculo se hace sobre el periodo que este fije.

7. Errores frecuentes

• Registrar solo la entrada o apuntar las horas a final de mes: sin hora de salida real no se pueden calcular.
• No entregar el resumen mensual con la nómina.
• Pasar del límite de 80 sin compensar con descanso en los cuatro meses siguientes.
• Pagar por debajo de la hora ordinaria.
• Pedir horas extra a quien no puede hacerlas: menores, nocturnos o tiempo parcial.

Incumplir las normas sobre horas extraordinarias es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. Lo detallamos en multas por no registrar la jornada.

8. Preguntas frecuentes

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento jurídico. El convenio aplicable puede cambiar el cálculo; para casos concretos, consulta con tu asesoría laboral.